Rozliczanie projektów unijnych

Kompleksowe wsparcie w procesie rozliczania dotacji w projektach unijnych

ROZLICZENIE PROJEKTU UNIJNEGO

Realizacja projektu z dofinansowaniem unijnym wiąże się z obowiązkiem rozliczenia przyznanej dotacji. W większości przypadków sprowadza się to do cyklicznego, nie rzadszego niż raz na kwartał, złożenia wniosku o płatność (bądź wniosku sprawozdawczego).

Należy pamiętać, że szczególnie ważne dla prawidłowego rozliczenia projektu unijnego, jak każdej dotacji jest odpowiednie procedowanie przetargów i właściwy wybór dostawców/wykonawców, oraz dokumentowanie wszystkich w/w procedur.

W obecnej perspektywie unijnej, wnioski o płatność składane są elektronicznie za pomocą systemów informatycznych instytucji prowadzących nabory (m.in za pomocą platformy SL2014)

Celem rozliczenia przyznanej dotacji unijnej, poza dokumentacją finansową obejmującą faktury, potwierdzenia płatności, beneficjenci zobowiązani są do dostarczenia szeregu dokumentów potwierdzających prawidłowy wybór dostawców/wykonawców zgodnie z wytycznymi.

Aby nie narażać się na kary administracyjne przy rozliczaniu dotacji warto zaufać profesjonalistom, zlecając zarządzanie i rozliczenie projektu, firmie zewnętrznej, posiadającej doświadczenie, wieloletnią praktykę oraz wiedzę na temat "unijnego abecadła"

  • slide
SERDECZNIE ZAPRASZAMY DO ZAPOZNANIA SIĘ Z ZAKRESEM NASZEJ OFERTY ORAZ KONTAKTU W CELU OMÓWIENIA ROZLICZENIA PAŃSTWA PROJEKTU UNIJNEGO.

OFERTA ROZLICZENIA PROJEKTU UNIJNEGO

Oferujemy pomoc i wsparcie w kompleksowym rozliczeniu realizowanego projektu unijnego, przyznanego dofinansowania. Nasza pomoc obejmuje pełne wsparcie w tym m.in.: przygotowanie wniosków o płatność, aneksów do umów, korekt harmonogramów.

Pomagamy również w rozliczaniu projektów unijnych, które klienci zaczęli realizować samodzielnie. Przygotowujemy skuteczne odwołanie od kar, pomagamy "wyprostować" każdy projekt unijny, przyspieszyć rozliczenia kolejnych transz dotacji.

POMAGAMY I DORADZAMY W PRZYGOTOWANIU DOKUMENTÓW DO ROZLICZENIA PROJEKTU

ROZLICZENIE FINANSOWE Z NASZYMI KLIENTAMI PROWADZIMY PO ZATWIERDZENIU WNIOSKÓW PRZEZ OPERATORA

STALE MONITORUJEMY I WERYFIKUJEMY STAN ROZLICZENIA PROJEKTÓW UNIJNYCH NASZYCH KLIENTÓW

POMAGAMY W WPROWADZANIU ZMIAN DO HARMONOGRAMÓW, WYDŁUŻANIU TRWANIA PROJEKTU, AKTUALIZACJI WSKAŹNIKÓW

POMAGAMY SKUTCZENIE ODWOŁYWAĆ SIĘ OD KAR NAŁOŻONYCH NA ETAPIE ROZLICZANIA PROJEKTU UNIJNEGO

ROZLICZENIE KAŻDEGO PROJEKTU UNIJNEGO WIĄŻE SIĘ Z JEGO KONTROLAMI. POMAGAMY PRZYGOTOWAĆ SIĘ DO KONTROLI BIEĄŻĄCYCH ORAZ KOŃCOWEJ.


KOSZT ROZLICZENIA DOTACJI UNIJNEJ

Koszt rozliczenia projektu, przyznanej dotacji ustalany jest indywidualnie. Cena rozliczenia projektu unijnego zależy w głównej mierze od zakresu i ilości wydatków ujętych w harmonogramie rzeczowo-finansowym projektu, oraz działania w ramach którego pozyskano dofinansowanie.

Inaczej będzie kształtowała się cena za rozliczenia projektu unijnego zawierającego 5 wydatków,a inna wycena będzie obejmowała rozliczenie dotacji unijnej zawierającej 15 zadań, po 6 wydatków każde.

Każdorazowo przygotowujemy dla Państwa indywidualną wycenę rozliczenia projektu unijnego, dostosowaną do jego specyfiki, zakresu oraz czasu trwania.

Zakres rozliczenia projektu unijnego


Czyli szczegółowo, w czym możemy pomóc przy rozliczaniu unijnego dofinansowania

Przygotowanie wniosku o płatność
Podstawą rozliczenia projektu unijnego jest cykliczne składanie wniosków.
Oferujemy przygotowywanie wniosków o płatność, wniosków sprawozdawczych oraz wysłanie ich w imieniu beneficjenta poprzez generator, system SL2014.
Przygotowanie opisów dokumentów księgowych
Rozliczenie każdego projektu unijnego, dotacji wymaga odpowiedniego opisania dokumentów księgowych.
Dla naszych klientów przygotowujemy gotowe wzory opisów gotowych do nadruku na fv (avers & revers), inne dokumenty księgowe (np.delegacje)
Pisma związane z aktualizacją hamonogramów
Aktualizacja harmonogramów rzeczowo-finansowych, harmonogramów płatności
Rozliczanie wskaźników i ewaluacja projektu unijnego
Pomagamy w aktualizacji wskaźników wykazanych we wniosku o dofinansowanie, w sytuacjach gdy ich osiągnięcie jest zagrożone.
Wspieramy beneficjentów w sprawozdawczości (ewaluacji) projektów unijnych w okresie trwałości, tj. po zakończeniu ich realizacji, przygotowując pisma dla instytucji w każdym obowiązkowym okresie sprawozdawczym.
Wsparcie podczas kontroli projektu
W zależności od typu projektu nasi klienci, mogą liczyć również na wsparcie w trakcie kontroli (bieżącej, oraz końcowej) projektu unijnego.
Pomagamy w przygotowaniu do kontroli, sprawozdawczości, oraz finalnym zatwierdzeniu wskaźników i założeń projektu unijnego.

ABC ROZLICZANIA PROJEKTÓW UNIJNYCH


Czyli co powinieneś wiedzieć, zanim zaczniesz realizować i rozliczać projekt z dotacją unijną.

Masa obowiązków wynikająca z umowy o dofinansowanie powoduje, iż część z nich przedsiębiorcy uznają za nieistotne. O części nie wiedzą, z uwagi na brak czasu, na czytanie rozporządzeń i wytycznych, a w większości wypadków problemy na etapie rozliczania wynikają z niezapoznaniem się z umową o dofinansowanie. Wiąże się to niestety z negatywnymi skutkami w postaci kar, koniecznością zwrotu dotacji. Korekty i kary najczęściej występują przy samodzielnej próbie rozliczenia projektu z dofinansowaniem unijnym.

O czym więc należy pamiętać, aby prawidłowo rozliczyć projekt z dotacją unijną?

NAJWAŻNIEJSZE ZASADY ROZLICZANIA PROJEKTÓW UNIJNYCH

1) Zanim zaczniesz ponosić wydatki ujęte w harmonogramie projektu, pamiętaj iż każdy zakup powinien poprzedzać przetarg realizowany według odpowiedniej procedury, poprzedzony szacowaniem wartości zamówienia.
2) Każdy przetarg wiąże się z wymogami dotyczącymi zapytania, czasu publikacji, oraz jego obligatoryjnej treści. Nieodpowiednie przygotowanie zapytania, bądź zbyt krótki czas przyznany oferentom na składanie ofert skończy się nałożeniem korekty (kary administracyjnej) i koniecznością zwrotu części dotacji.
3) Pamiętaj, że musisz weryfikować oferty zgodnie z przyjętymi kryteriami wyboru. Weryfikuj również czy otrzymane oferty są podpisane przez osoby umocowane do reprezentacji.
4) Gdy już wybierzesz swojego dostawcę (kontrahenta) musisz pamiętać, aby powiadomić o wynikach konkursu wszystkich uczestników. Procedurę wyboru powinieneś zaś udokumentować w formie protokołu, do którego dołączysz otrzymane oferty. Następnie w wybranym dostawcą powinieneś zawrzeć umowę.
Zakres umowy na etapie realizacji nie może być swobodnie zmieniamy, w przeciwnym przypadku również grożą Ci kary. Istotna zmiana warunków umowy wiąże się koniecznością zwrotu 25% przyznanego wsparcia na etapie rozliczania projektu unijnego.
5)Wskazane dokumenty - tj. zapytanie ofertowe, potwierdzenia publikacji/wysłania zapytań, informacji o wynikach konkursu, protokół wraz z otrzymanymi ofertami, oraz umowa z wybranym dostawcą stanowią podstawę do prawidłowego rozliczenia dotacji. Są kluczowe dla bezproblemowego rozliczenia każdego projektu unijnego.
Każdy beneficjent, któremu przyznano dotację unijną jest zobligowany przedłożyć w/w dokumenty z wnioskiem o płatność na etapie rozliczenia zadania wskazanego w harmonogramie projektu.
Archiwizuj i opisuj dokumenty w taki sposób abyś był w stanie swobodnie i bez przeszkód odnaleźć się w masie dokumentacji nawet po okresie roku, dwóch od momentu dokonania zakupu. Dokładne i rzetelne opisanie wszystkich załączników ułatwi również urzędnikowi analizę złożonego wniosku o płatność, przyśpieszy rozliczenie projektu, wypłatę dofinansowania.
6) Pamiętać aby płatności za wszystkie wydatki ujęte w projekcie realizować z konta wskazanego w umowie o dofinansowanie. Płatność z konta niewykazanego w umowie o dofinansowanie może skutkować uznaniem całego wydatku za niekwalifikowany, W konsekwencji nie otrzymasz dotacji za poniesione koszty.
7) Archiwizuj faktury proforma, faktury zaliczkowe, oraz potwierdzenia przelewów. Wskazane abyś skany dokumentów łączył w jednej plik (fv + potwierdzenie przelewu).
8) Wszystkie wydatki finansowane z dotacji powinny być ewidencjonowane na wyodrębniony koncie księgowym. Jest to obowiązek kluczowy w każdym projekcie unijnym, i jeden z pierwszych aspektów badanych na etapie kontroli prawidłowego rozliczenia projektu unijnego.
9) Dostawę maszyny, urządzeń bądź zakończenie prac budowlanych potwierdzaj protokołem odbioru.

Tyle odnośnie wydatkowania przyznanego wsparcia.. O czym jeszcze należy pamiętać przy realizacji i rozliczaniu projektu unijnego?

Poniżej kilka wskazówek dla wszystkich rozliczających projekty z dotacją unijną.

- O każdej zmianie w projekcie musisz poinformować operatora. Taki obowiązek wynika z zapisów umowy o dofinansowanie. Planujesz zmianę maszyn i urządzeń w swoim harmonogramie - masz czas aby w terminie 30 dni poinformować o tym fakcie.
Wydatki mogą obejmować jedynie pozycje wskazane w umowie. Jeśli dokonasz zakupu maszyny/urządzenia o innej specyfice niż wskazana w projekcie i nie poinformujesz o tym zawczasu, bez zgłoszenia wniosku o aneks musisz nastawić się na korekty i problemy przy rozliczaniu projektu.

- Nie rzadziej niż raz na kwartał będziesz zobligowany do złożenia wniosku o płatność, bądź wniosku sprawozdawczego celem rozliczenia poniesionych wydatków,
Najczęściej do 30 dni od zakończenia realizacji projektu powinieneś złożyć wniosek o płatność końcową. Powinna ona obejmować co najmniej 10% wydatków wskazanych w harmonogramie rzeczowo-finansowym projektu.

- Stale musisz śledzić zmiany w dokumentacji i wytycznych. Niestety prawo ciągle się zmienia, co powoduje że zmieniają się również zasady rozliczenia projektów unijnych i obowiązki jakimi podlegasz.

Przestrzeganie wskazanych zasad, wskazówek znacząco ułatwi rozliczenie projektu, przyśpieszy wypłatę dotacji i na etapie kontroli znacząco ograniczy dawkę stresu związaną z wizytą urzędników.

Nie czekaj - zadzwoń i jeszcze dziś umów się na spotkanie. Pomożemy Ci skutecznie przygotować się do rozliczenia przyznaego wsparcia. Pomagamy rozliczyć każdy projekt unijny z dofinansowaniem. Obsługujemy firmy i rozliczamy projekty na terenie całego kraju.