Procedury zakupowe w przetargach unijnych: Przewodnik po zmianach i strategiach sukcesu

W świecie przetargów unijnych, gdzie precyzja spotyka się z regulacjami, a szanse na sukces są równie duże jak ryzyko potknięć, kluczowe jest zrozumienie i adaptacja do nowych zasad procedur zakupowych. Oto przewodnik, który nie tylko rozwieje Twoje wątpliwości, ale także pomoże w skutecznym nawigowaniu przez procedury zakupowe dla zamówień do i powyżej 50 tys. PLN.

W kontekście nowych zasad procedur zakupowych w przetargach unijnych, kluczowym aspektem, na który należy zwrócić szczególną uwagę, jest dokładne szacowanie wartości zamówienia. To właśnie od tego szacunku zależy, która procedura zakupowa będzie odpowiednia dla danego przypadku. Aby to zilustrować, przyjrzyjmy się dwóm przykładom, które doskonale obrazują, jak łatwo można nieświadomie narazić projekt na ryzyko nieprawidłowości finansowych.

Przykład 1: Zakup maszyn i urządzeń

Załóżmy, że w ramach twojego projektu planowany jest zakup kilku maszyn i urządzeń, każda o wartości 30 tys. PLN, 40 tys. PLN i 49 tys. PLN. Na pierwszy rzut oka może się wydawać, że każdy z tych zakupów mieści się poniżej progu 50 tys. PLN, co kwalifikowałoby je do procedury zakupu „z wolnej ręki”. Jednakże, gdy maszyny te są podobne pod względem funkcji (tożsamość przedmiotowa) lub mogą być dostarczone przez jednego dostawcę (tożsamość podmiotowa), wartość tych zakupów należy zsumować. W efekcie, łączna wartość przekracza 50 tys. PLN, co wymaga zastosowania procedury zasady konkurencyjności. Niezastosowanie się do tej zasady może skutkować korektą finansową, a w skrajnym przypadku – całkowitym odrzuceniem wydatku jako niekwalifikowanego.

Przykład 2: Roboty budowlane i prace dodatkowe

Podobnie, w przypadku realizacji projektu budowlanego, gdzie główna inwestycja, jak budowa hali, wynosi 2 mln PLN, a dodatkowe prace, takie jak instalacja monitoringu czy prace elektryczne, kosztują odpowiednio 40 tys. PLN i 45 tys. PLN, wszystkie te wydatki muszą być rozpatrywane wspólnie. Ze względu na tożsamość przedmiotową tych prac, całość należy traktować jako jedno zamówienie przekraczające progi finansowe dla zasad konkurencyjności. Pomijanie tej zasady i próba zakwalifikowania dodatkowych prac jako niezależnych zakupów „z wolnej ręki” mogłoby prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych dla projektu.
Znaczenie dokładnego szacowania wartości zamówienia


Te przykłady pokazują, jak kluczowe jest dokładne szacowanie wartości zamówienia na etapie planowania projektu. Dokładne szacowanie i właściwe zdefiniowanie zakresu prac oraz tożsamości przedmiotowej i podmiotowej zakupów pozwalają na uniknięcie ryzyka korekt finansowych oraz zapewniają zgodność z procedurami zakupowymi określonymi w nowej perspektywie finansowej 2021-2027.

Wnioski

Dokładne szacowanie wartości zamówienia oraz właściwe rozumienie zasad dotyczących tożsamości przedmiotowej i podmiotowej zakupów są kluczowe dla bezpieczeństwa finansowego projektów unijnych. Pamiętając o tych zasadach, beneficjenci mogą skutecznie zarządzać ryzykiem i unikać potencjalnych pułapek, maksymalizując szanse na sukces i efektywne wykorzystanie przyznanych środków.

Zacznijmy od procedur zakupowych dla zamówień do 50 tys. PLN NETTO. Można by pomyśleć, że mniejsze kwoty oznaczają mniej formalności, ale nawet tutaj kluczowe jest dokładne szacowanie wartości zamówienia. To właśnie na podstawie tego szacunku decydujesz, czy możesz zrealizować zakup "z wolnej ręki". Co to oznacza w praktyce? Mniej biurokracji, ale nie mniej odpowiedzialności. Pamiętaj, że każdy wydatek musi być uzasadniony i w pełni zgodny z celami projektu.

Przechodząc do zakupów przekraczających 50 tys. PLN, wkraczamy na teren, gdzie szczegółowe planowanie i zrozumienie procedur staje się niezbędne. Przede wszystkim, dokładne szacowanie wartości zamówienia jest fundamentem, który określi kolejne kroki.

Zakupy od 50 tys. do 750 tys. EUR dla dostaw i usług oraz do 5 382 000 EUR dla robót budowlanych wymagają opublikowania zapytania ofertowego, ale z różnymi terminami.

Wynoszą one odpowiednio

Jeśli jednak Twoje wydatki w projekcie przekraczają wskazane powyżej progi, np kupujesz maszyny za 1 mln euro bądź realizujesz dużą budowę, w ramach której wszystkie prace budowlane i instalacyjne przekraczają poziom 5,4 mln euro - wtedy termin ogłoszenia zamówienia wynosi:

Baza Konkurencyjności (BK) to Twój nowy najlepszy przyjaciel w procesie przetargowym. Wszystkie zapytania ofertowe, składanie ofert, a nawet komunikacja z wykonawcami, muszą odbywać się za pośrednictwem tej platformy. Co powinno zawierać skuteczne zapytanie ofertowe?

To główne lecz nie jedyne istotne elementy zapytania ofertowego. Każdorazowo przygotowanie zapytania, powinno być poprzedzone dokładną analizą wszystkich tożsamych wydatków w projekcie, a jego przygotowanie gruntowanie przemyślane, tak by zapisy w nim zawarte były dostosowane do zakresu zakupu i potrzeb zamawiającego.
Zakres, elementy składowe zapytania ofertowego opiszemy szczegółowo w oddzielnym wątku na naszym blogu.

Rozumienie i stosowanie się do nowych zasad procedur zakupowych w przetargach unijnych jest niezbędne dla efektywnej realizacji projektów finansowanych z funduszy UE. Kluczowe jest dokładne szacowanie wartości zamówienia oraz znajomość i przestrzeganie terminów publikacji zapytań ofertowych w Bazie Konkurencyjności. Pamiętaj, że każdy krok procesu zakupowego, od planowania po realizację, powinien być przeprowadzony z najwyższą starannością, aby zapewnić zgodność z wymogami unijnymi i uniknąć potencjalnych korekt finansowych.

Zapraszamy do dzielenia się doświadczeniami i najlepszymi praktykami w komentarzach poniżej. Wspólnie możemy lepiej zrozumieć i skuteczniej nawigować przez zmieniające się krajobrazy przetargów unijnych.