Jeśli jesteś beneficjentem dotacji bądź interesujesz się funduszami unijnymi, pamiętaj o jednym z kluczowych aspektów gdy osiągniesz sukces i podpiszesz swoją wymarzoną umowę o dofinansowanie.
Musisz wiedzieć, że w świecie projektów finansowanych przez Unię Europejską, nawet najmniejsze zaniedbanie w dziedzinie promocji, może ostatecznie uszczuplić Twoje dofinansowanie. Tak, to prawda. Wiele projektów boryka się z karami i korektami finansowymi za brak przestrzegania zapisów dotyczących działań informacyjno-promocyjnych. Dziś przyjrzymy się, jak uniknąć tych pułapek i zabezpieczyć się przed nieprzyjemnymi niespodziankami.
Dlaczego to istotne - bo pozwoli Wam zaoszczędzić spore kwoty, zwłaszcza w projektach w których wartość dofinansowania idzie w miliony.
Przykład - wyobraź sobie, że Twoja firma ma otrzymać 1 mln PLN dofinansowania.
Niedochowanie obowiązków informacyjno-promocyjnych może kosztować Cię 3% kwoty wsparcia, czyli na tym przykładzie 30 tys PLN. Takich pieniędzy nie znajdziesz na ulicy, a tym bardziej będzie Ci żal zwracać je za niedopilnowanie drobnych i dość błahych spraw.
Jakich konkretnie - o tym poniżej.
Musisz wiedzieć, że w świecie projektów finansowanych przez Unię Europejską, nawet najmniejsze zaniedbanie w dziedzinie promocji, może ostatecznie uszczuplić Twoje dofinansowanie. Tak, to prawda. Wiele projektów boryka się z karami i korektami finansowymi za brak przestrzegania zapisów dotyczących działań informacyjno-promocyjnych. Dziś przyjrzymy się, jak uniknąć tych pułapek i zabezpieczyć się przed nieprzyjemnymi niespodziankami.
Dlaczego to istotne - bo pozwoli Wam zaoszczędzić spore kwoty, zwłaszcza w projektach w których wartość dofinansowania idzie w miliony.
Przykład - wyobraź sobie, że Twoja firma ma otrzymać 1 mln PLN dofinansowania.
Niedochowanie obowiązków informacyjno-promocyjnych może kosztować Cię 3% kwoty wsparcia, czyli na tym przykładzie 30 tys PLN. Takich pieniędzy nie znajdziesz na ulicy, a tym bardziej będzie Ci żal zwracać je za niedopilnowanie drobnych i dość błahych spraw.
Jakich konkretnie - o tym poniżej.
Zdobądź Wiedzę
Zacznijmy od podstaw. Zanim podpiszesz umowę o dofinansowanie, dokładnie zapoznaj się z zapisami dotyczącymi obowiązków informacyjno-promocyjnych. To kluczowy krok, który pozwoli Ci uniknąć nieporozumień i niepotrzebnych korekt.
Kluczowe w tym zakresie są dwa załączniki, o oryginalnych i ultra krótkich tytułach:
Kluczowe w tym zakresie są dwa załączniki, o oryginalnych i ultra krótkich tytułach:
Podręcznik wnioskodawcy i beneficjenta Funduszy Europejskich na lata 2021-2027 w zakresie informacji i promocji
Wykaz pomniejszenia wartości dofinansowania projektu w zakresie obowiązków komunikacyjnych beneficjentów FE
Cena Zapomnienia - Za Co Przyjdzie Ronić Gorzkie i Rzewne Łzy?
0,5% - Za brak opisu Projektu na firmowej stronie internetowej
Karę otrzymasz za
- Brak opisu Projektu na oficjalnej stronie internetowej jeśli ją posiadasz lub
- Brak w umieszczonym opisie Projektu informacji o fakcie otrzymania wsparcia finansowego z Unii Europejskiej
Opis projektu musi zawierać:
a) tytuł projektu lub jego skróconą nazwę,
b) podkreślenie faktu otrzymania wsparcia finansowego z Unii Europejskiej przez zamieszczenie znaku Funduszy Europejskich, znaku barw Rzeczypospolitej Polskiej i znaku Unii Europejskiej,
c) zadania, działania, które będą realizowane w ramach projektu (opis, co zostanie zrobione, zakupione etc.),
d) grupy docelowe (do kogo skierowany jest projekt, kto z niego skorzysta),
e) cel lub cele projektu,
f) efekty, rezultaty projektu (jeśli opis zadań, działań nie zawiera opisu efektów, rezultatów),
g) wartość projektu(całkowity koszt projektu),
h) wysokość wkładu Funduszy Europejskich
- Brak opisu Projektu na oficjalnej stronie internetowej jeśli ją posiadasz lub
- Brak w umieszczonym opisie Projektu informacji o fakcie otrzymania wsparcia finansowego z Unii Europejskiej
Opis projektu musi zawierać:
a) tytuł projektu lub jego skróconą nazwę,
b) podkreślenie faktu otrzymania wsparcia finansowego z Unii Europejskiej przez zamieszczenie znaku Funduszy Europejskich, znaku barw Rzeczypospolitej Polskiej i znaku Unii Europejskiej,
c) zadania, działania, które będą realizowane w ramach projektu (opis, co zostanie zrobione, zakupione etc.),
d) grupy docelowe (do kogo skierowany jest projekt, kto z niego skorzysta),
e) cel lub cele projektu,
f) efekty, rezultaty projektu (jeśli opis zadań, działań nie zawiera opisu efektów, rezultatów),
g) wartość projektu(całkowity koszt projektu),
h) wysokość wkładu Funduszy Europejskich
0,5% - Za brak opisu Projektu w firmowych mediach społecznościowych
Karę otrzymasz za
- Brak opisu Projektu na stronach mediów społecznościowych =lub
- Brak w umieszczonym opisie Projektu informacji o fakcie otrzymania wsparcia finansowego z Unii Europejskiej
Czy brak profilu w mediach Cię uratuje. NIE!
Urzędnicy wymagają abyś w takiej sytuacji założył profil czy to na facebooku, czy linkedinie.
- Brak opisu Projektu na stronach mediów społecznościowych =lub
- Brak w umieszczonym opisie Projektu informacji o fakcie otrzymania wsparcia finansowego z Unii Europejskiej
Czy brak profilu w mediach Cię uratuje. NIE!
Urzędnicy wymagają abyś w takiej sytuacji założył profil czy to na facebooku, czy linkedinie.
0,25% - Za nieumieszczenie logotypów w którymkolwiek działaniu, dokumencie, materiale
Karę otrzymasz za nieumieszczenie znaku Funduszy Europejskich, znaku barw Rzeczypospolitej Polskiej (jeśli dotyczy; wersja pełnokolorowa) i znaku Unii Europejskiej w którymkolwiek działaniu, dokumencie, materiale
Jak o rozumieć?
Twoim obowiązkiem jest Umieszczenie w WIDOCZNY sposób trzech logotypów: znaku Funduszy Europejskich, znaku barw Rzeczypospolitej Polskiej (jeśli dotyczy; wersja pełnokolorowa) i znaku Unii Europejskiej na:
a) wszystkich prowadzonych działaniach informacyjnych i promocyjnych dotyczących Projektu,
b) wszystkich dokumentach i materiałach (m.in. produkty drukowane lub cyfrowe) podawanych do wiadomości publicznej,
c) wszystkich dokumentach i materiałach dla osób i podmiotów uczestniczących w Projekcie.
Pamiętaj - wzory logotypów znajdzie na stronie instytucji, która udzieliła Ci wsparcia. Nie wiesz gdzie szukać? Każdy beneficjent ma przypisanego opiekuna ze strony urzędu - napisz bądź zadzwoń do niego i poproś o wskazanie bądź udostępnienia aktualnych wzorów dot. oznakowania w zakresie informacji i promocji.
Jak o rozumieć?
Twoim obowiązkiem jest Umieszczenie w WIDOCZNY sposób trzech logotypów: znaku Funduszy Europejskich, znaku barw Rzeczypospolitej Polskiej (jeśli dotyczy; wersja pełnokolorowa) i znaku Unii Europejskiej na:
a) wszystkich prowadzonych działaniach informacyjnych i promocyjnych dotyczących Projektu,
b) wszystkich dokumentach i materiałach (m.in. produkty drukowane lub cyfrowe) podawanych do wiadomości publicznej,
c) wszystkich dokumentach i materiałach dla osób i podmiotów uczestniczących w Projekcie.
Pamiętaj - wzory logotypów znajdzie na stronie instytucji, która udzieliła Ci wsparcia. Nie wiesz gdzie szukać? Każdy beneficjent ma przypisanego opiekuna ze strony urzędu - napisz bądź zadzwoń do niego i poproś o wskazanie bądź udostępnienia aktualnych wzorów dot. oznakowania w zakresie informacji i promocji.
0,5% - Za nieumieszczenie tablicy informacyjnej
Karę otrzymasz za
- Nieumieszczenie tablicy (0,5%)
Lecz to nie wszystko
Umieszczenie tablicy informacyjnej niezgodnie z wzorem określonym w umowie to korekta rzędu 0,25%
Umieszczenie tablicy informacyjnej w miejscu niewidocznym lub mało widocznym dla społeczeństwa to kolejna korekta rzędu 0,25%
Umieszczenie w miejscu realizacji Projektu trwałej tablicy informacyjnej, ma podkreślać ma fakt otrzymania dofinansowania z UE.
Kiedy mam ją umieścić? Niezwłocznie po rozpoczęciu fizycznej realizacji Projektu obejmującego inwestycje rzeczowe lub zainstalowaniu zakupionego sprzętu.
- Nieumieszczenie tablicy (0,5%)
Lecz to nie wszystko
Umieszczenie tablicy informacyjnej niezgodnie z wzorem określonym w umowie to korekta rzędu 0,25%
Umieszczenie tablicy informacyjnej w miejscu niewidocznym lub mało widocznym dla społeczeństwa to kolejna korekta rzędu 0,25%
Umieszczenie w miejscu realizacji Projektu trwałej tablicy informacyjnej, ma podkreślać ma fakt otrzymania dofinansowania z UE.
Kiedy mam ją umieścić? Niezwłocznie po rozpoczęciu fizycznej realizacji Projektu obejmującego inwestycje rzeczowe lub zainstalowaniu zakupionego sprzętu.
0,5% - Za nieumieszczenie przynajmniej jednego plakatu lub elektronicznego wyświetlacza
Karę otrzymasz za
Nieumieszczenie przynajmniej jednego plakatu lub elektronicznego wyświetlacza (0,5%)
Umieszczenie plakatu lub elektronicznego wyświetlacza niezgodnie ze wzorem i wytycznymi (0,25%)
Umieszczenie plakatu lub elektronicznego wyświetlacza w miejscu niewidocznym lub mało widocznym dla społeczeństwa (0,25%)
Jesteś zobligowany do umieszczenia w widocznym miejscu realizacji Projektu, przynajmniej jednego trwałego plakatu, o minimalnym formacie A3 lub podobnej wielkości, elektronicznego wyświetlacza, podkreślającego fakt otrzymania dofinansowania z UE
Nieumieszczenie przynajmniej jednego plakatu lub elektronicznego wyświetlacza (0,5%)
Umieszczenie plakatu lub elektronicznego wyświetlacza niezgodnie ze wzorem i wytycznymi (0,25%)
Umieszczenie plakatu lub elektronicznego wyświetlacza w miejscu niewidocznym lub mało widocznym dla społeczeństwa (0,25%)
Jesteś zobligowany do umieszczenia w widocznym miejscu realizacji Projektu, przynajmniej jednego trwałego plakatu, o minimalnym formacie A3 lub podobnej wielkości, elektronicznego wyświetlacza, podkreślającego fakt otrzymania dofinansowania z UE
0,5% - Za brak organizacji wydarzenia lub działania informacyjno-promocyjnego lub niezaproszenie do udziału w wydarzeniu przedstawicieli ogranu udzielającego wsparcia
Karę otrzymasz za
Niezorganizowanie wydarzenia lub działania informacyjno-promocyjnego
lub
Niezaproszenie do udziału w wydarzeniu informacyjno-promocyjnym przedstawicieli organu, który przyznał Ci wsparcie
Niezorganizowanie wydarzenia lub działania informacyjno-promocyjnego
lub
Niezaproszenie do udziału w wydarzeniu informacyjno-promocyjnym przedstawicieli organu, który przyznał Ci wsparcie
Planuj Z Góry
Gdy już wiesz co należy do Twoich obowiązków, wdróż swój cykl Deminga zwany inaczej PDCA
Co?
PDCA (Plan, Do, Check, Act) składa się z 4 etapów: Zaplanuj – Wykonaj – Zbadaj – Zastosuj.
I dobrze zapamiętaj - Nie zostawiaj promocji na ostatnią chwilę!
Opracuj szczegółowy plan działań promocyjnych już na pierwszym etapie realizacji projektu.
Określ, jak będziesz informować o swoich działaniach, jakie kanały wykorzystasz i jak będziesz te działania dokumentował / archiwizował.
Nie bądź obojętny wobec obowiązków promocyjnych.
Wdrożenie systemu kontroli, który regularnie sprawdza realizację działań informacyjno-promocyjnych, pomoże Ci uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek na etapie ewaluacji projektu.
Bądź Transparentny
Pamiętaj, że transparentność jest kluczowa. Udostępniaj informacje o swoich działaniach promocyjnych na bieżąco, zarówno na stronie internetowej projektu, jak i w mediach społecznościowych. To pomoże Ci nie tylko spełnić wymogi umowy, ale też budować zaufanie i pozytywny wizerunek wśród Twoich klientów.
Co?
PDCA (Plan, Do, Check, Act) składa się z 4 etapów: Zaplanuj – Wykonaj – Zbadaj – Zastosuj.
I dobrze zapamiętaj - Nie zostawiaj promocji na ostatnią chwilę!
Opracuj szczegółowy plan działań promocyjnych już na pierwszym etapie realizacji projektu.
Określ, jak będziesz informować o swoich działaniach, jakie kanały wykorzystasz i jak będziesz te działania dokumentował / archiwizował.
Nie bądź obojętny wobec obowiązków promocyjnych.
Wdrożenie systemu kontroli, który regularnie sprawdza realizację działań informacyjno-promocyjnych, pomoże Ci uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek na etapie ewaluacji projektu.
Bądź Transparentny
Pamiętaj, że transparentność jest kluczowa. Udostępniaj informacje o swoich działaniach promocyjnych na bieżąco, zarówno na stronie internetowej projektu, jak i w mediach społecznościowych. To pomoże Ci nie tylko spełnić wymogi umowy, ale też budować zaufanie i pozytywny wizerunek wśród Twoich klientów.
Nie Bój Się Poprosić o Pomoc
Jeśli masz wątpliwości lub potrzebujesz wsparcia w realizacji działań promocyjnych, nie wahaj się poprosić o pomoc. Skorzystaj z doradztwa specjalistów i skonsultuj się z nami zanim ktoś wlepi Ci karę.
Gdybyś jednak przespał, któryś z obowiązków pamiętaj że Wspólnie możemy znaleźć rozwiązanie tego problemu.
Podsumowując, przestrzeganie zapisów dotyczących działań informacyjno-promocyjnych to klucz do spokojnego rozliczenia projektu dofinansowanego z funduszy unijnych.
Bądźcie świadomi, planujcie z góry, działajcie transparentnie i nie bójcie się prosić o pomoc. To właśnie te elementy mogą zadecydować o tym, czy Wasz projekt i jego rozliczenie zakończy się sukcesem, czy też będzie narażony na nieprzyjemne kary finansowe.
Życzę Wam powodzenia i skutecznego rozliczenia projektów!
Zapraszam do dyskusji i dzielenia się swoimi doświadczeniami w komentarzach.
Gdybyś jednak przespał, któryś z obowiązków pamiętaj że Wspólnie możemy znaleźć rozwiązanie tego problemu.
Podsumowując, przestrzeganie zapisów dotyczących działań informacyjno-promocyjnych to klucz do spokojnego rozliczenia projektu dofinansowanego z funduszy unijnych.
Bądźcie świadomi, planujcie z góry, działajcie transparentnie i nie bójcie się prosić o pomoc. To właśnie te elementy mogą zadecydować o tym, czy Wasz projekt i jego rozliczenie zakończy się sukcesem, czy też będzie narażony na nieprzyjemne kary finansowe.
Życzę Wam powodzenia i skutecznego rozliczenia projektów!
Zapraszam do dyskusji i dzielenia się swoimi doświadczeniami w komentarzach.