Rozpoczęcie projektu finansowanego z funduszy unijnych to proces pełen wyzwań, w którym kluczową rolę odgrywa prawidłowe zarządzanie przetargami. Jednym z istotnych elementów tego procesu jest ustalenie optymalnego terminu publikacji zapytań ofertowych, zależnego od typu i wartości wydatku. Poniżej przedstawiamy kompleksowe wytyczne, które pomogą w uniknięciu ryzyka korekt finansowych i zapewnią realizację projektu zgodnie z przepisami.
Optymalne terminy i ryzyko zbyt krótkich terminów
Minimalny czas publikacji zapytania ofertowego wynosi 7, 14, lub 30 dni i zależy od wartości i rodzaju wydatku. Wybór zbyt krótkiego terminu na składanie ofert może skutkować korektą finansową, potencjalnie zmniejszającą wartość dofinansowania nawet o 25%, dlatego tak ważna jest wiedza na jak długi okres powinno być opublikowanie zapytanie.
Znaczenie szacowania wartości zamówienia
Szacowanie wartości zamówienia jest pierwszym i kluczowym etapem, ponieważ decyduje o długości terminu publikacji przetargu. Zarówno dla robót budowlanych, jak i dostaw (np. maszyny, urządzenia, oprogramowanie), istnieją konkretne progi finansowe, które określają wymagany termin. Określenie wartości zamówienia należy przeprowadzić bardzo starannie, uwzględniając wszystkie zakładane koszty i wydatki. Przy obliczaniu wartości szacunkowej zamówienia istotne jest sprawdzenie łącznie trzech przesłanek (tożsamości) wpływających na to, który terminów będzie dla Twojej firmy obligatoryjny.
Tożsamość przedmiotowa, podmiotowa i czasowa
- Tożsamość przedmiotowa: Jeśli planowane zakupy są podobne pod względem funkcji lub przeznaczenia, ich wartości należy zsumować. Na przykład, jeśli w ramach projektu kupujesz komputery oraz serwery, ich wartości sumujesz do określenia wymaganego terminu publikacji.
- Tożsamość podmiotowa: Gdy zakupy mogą być zrealizowane przez jednego dostawcę, również sumujesz ich wartości. Na przykład, zakup różnych maszyn produkcyjnych od jednego dostawcy o łącznej wartości przekraczającej próg wymaga dłuższego terminu publikacji.
- Tożsamość czasowa: Gdy zakupy mogą być zrealizowane w tym samym czasie
Typy wydatków i dostosowanie terminów
ROBOTY BUDOWLANE
- Do 5 382 000 EUR (około 24-25 mln PLN): Termin publikacji zapytania wynosi 14 dni. Jest to standardowy czas dla większości projektów budowlanych, które nie przekraczają progu unijnego.
- Powyżej 5 382 000 EUR: W tym przypadku konieczna jest publikacja przetargu na minimum 30 dni. To krytyczny próg, którego przekroczenie oznacza wejście w zakres dużych projektów infrastrukturalnych z większym zainteresowaniem i ryzykiem.
Przykład: Jeśli planujesz budowę hali produkcyjnej za 20 mln PLN i dodatkowo realizację robót instalacyjnych za 5 mln PLN, łączna wartość przekracza próg 5,382 mln €. Oznacza to, że ogłoszenie przetargu musi nastąpić na minimum 30 dni, aby nie narazić się na korektę finansową na etapie rozliczenia wydatku.
WYDATKI NA DOSTAWY I USŁUGI
- Do 750 000 EUR (około 3,3-3,4 mln PLN): Dla dostaw i usług, które nie przekraczają tego progu, wymagany termin publikacji wynosi 7 dni. Jest to standard dla mniejszych zakupów, takich jak sprzęt biurowy czy oprogramowanie.
- Powyżej 750 000 EUR: W tym przypadku, podobnie jak przy dużych robotach budowlanych, wymagane jest opublikowanie zapytania na minimum 30 dni.
Przykład: Zakup systemu IT dla firmy może wymagać zaawansowanego oprogramowania (745 tys €) oraz serwerów (15 tys €) za łączną sumę 760 000 €. Kwota zamówienia plasuje się to powyżej progu 750 tys €, co oznacza, że przetarg musi być ogłoszony na minimum 30 dni.
Minimalne terminy publikacji a realne terminy zakończenia przetargu
Ważne jest, aby pamiętać, że dzień publikacji zapytania nie wlicza się do minimalnego okresu trwania zapytania, a dzień zakończenia przetargu nie może przypaść na dzień wolny od pracy. Najbezpieczniejszym podejściem jest więc publikowanie zapytań na minimum 32 dni, z uwzględnieniem końca przetargu w dniu roboczym.
Zmiany w treści zapytania - konieczność wydłużenia terminu ogłoszenia
Przy aktualizacji treści zapytania, należy również pamiętać o konieczności wydłużenia terminu jego zakończenia. W sytuacji wprowadzenia zmian do treści zapytania bądź jego załączników, brak wydłużenia terminu zakończenia przetargu może również skutkować nałożeniem korekty z uwagi na nierówne traktowanie potencjalnych oferentów. Tym samym przy każdej zmianie ogłoszenia, najlepiej jest wydłużyć termin jego zakończenia, o czas ustalony w momencie jego ogłoszenia.
Jak dostosować termin w świetle tych wytycznych?
Najbezpieczniejszą praktyką jest zawsze dokładne szacowanie wartości wydatków na wczesnym etapie planowania projektu. Pamiętaj, by uwzględniać tożsamość przedmiotową i podmiotową, co może znacząco wpłynąć na sumę wydatków i wymagany termin publikacji. Przy złożonych projektach, gdzie różne elementy są ze sobą powiązane, rozsądne i bezpieczne jest wydłużenie terminu publikacji zapytania ofertowego, aby uniknąć ryzyka korekt finansowych i zapewnić szeroki dostęp potencjalnych dostawców.
W przypadku wątpliwości czy skomplikowanych zakupów, rozważ konsultację z ekspertem ds. przetargów unijnych. Zapewni to nie tylko spokój ducha, ale także zwiększy szanse na pomyślną realizację projektu bez niepotrzebnych komplikacji i zwrotów wcześniej pozyskanych funduszy.
W przypadku wątpliwości czy skomplikowanych zakupów, rozważ konsultację z ekspertem ds. przetargów unijnych. Zapewni to nie tylko spokój ducha, ale także zwiększy szanse na pomyślną realizację projektu bez niepotrzebnych komplikacji i zwrotów wcześniej pozyskanych funduszy.